(Junior) Secretaresse

In deze dynamische rol werk je nauw samen met drie andere secretaresses en een officemanager. Jullie zorgen gezamenlijk voor een evenwichtige taakverdeling, zodat iedereen zijn of haar kwaliteiten optimaal kan benutten en het meeste plezier uit de functie haalt.

Als (Junior) Secretaresse speel je een belangrijke en afwisselende rol op ons kantoor in Groningen. Jij bent het visitekaartje van het kantoor, door jouw ontvangst van zowel bezoekers als collega's op kantoor, voelt men zich welkom. Je werkt zeer nauwkeurig en bent ook bekwaam in de Nederlandse taal (in woord en geschrift). Je houdt je bezig met facilitaire taken en daarnaast ben je een kei in het bewaken en uitvoeren van diverse administratieve processen. Samen met je collega’s van het secretariaat zorg jij voor het verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie, het actueel en actief bijhouden van onze data en ondersteun je af en toe met het facturatieproces. Natuurlijk denk je ook pro-actief mee in het verbeteren van processen en kom je met ideeën. Met al die taken ontzorg jij het team Groningen. Je bent dus een belangrijke spil op kantoor.

Jouw taken op een rij:

• Ontvangst van gasten;

• Postverwerking; je verzorgt de binnenkomende en uitgaande correspondentie;

• Facilitaire werkzaamheden (verzorgen lunch, contact met suppliers en externe partijen, boodschappen regelen en zorgen dat ruimtes schoon en netjes zijn)

• Aannemen en doorverbinden van binnenkomende telefoongesprekken;

• Agendabeheer;

• Opdrachtbevestigingen/jaarrekeningen opmaken en versturen;

• Voorbereiden van vergaderstukken, (klant)presentaties e.d.;

• Klantaanvragen opstarten;

• Overige administratieve ondersteuning.